A közös képviselőt megillető havi díj mértékének megállapítását illetően érdemes alaposan tájékozódni.

Bár a társasházkezelésre, közös képviseletre vonatkozó árajánlat megadásánál jellemzően albetétre számolt összeget adnak meg a jelöltek, ez sok esetben mégis jelentősen eltérő szolgáltatást jelent.

Elsőként tisztázni kell, mit jelent az albetétre vonatkozó összeg. Sok társasházban a garázshelyek, tárolók külön-külön albetéten szerepelnek, ebben az esetben pedig akár irreálisan magas díjat kaphatunk.

Jellemző, hogy az albetétenként meghatározott díjat csak a lakás-, és kereskedelmi ingatlanok után kell számolni. Ettől függetlenül a közös képviselet díja a közös költség részeként jelenik meg.

Az ár meghatározását követően ki kell térni arra, mit is tartalmaz ez az összeg. Az egyes képviselők árait csak és kizárólag akkor lehet összehasonlítani, ha minden ehhez kapcsolódó kiadás ellenértékét ismerjük. Még mindig sok közös képviselő gondolja úgy, hogy bár vállalkozási formában végzi a tevékenységét, díja valójában csak a személyes közreműködés ellenértékét tartalmazza. Ilyen esetekben a közös képviselő minden járulékos költséget külön megfizettet a társasházzal. Talán nem is gondoljuk, milyen sok, esetenként értelmetlen költséget kell ilyenkor megfizetni, mint pl. a telefonköltség, a másolási és nyomtatási költségek, a könyvelés díja, de találkoztunk már gépjármű költségtérítés elszámolásával is.

Véleményünk szerint az üzletszerűen társasházkezelést végző vállalkozásoknak vállalniuk kell a működésükkel kapcsolatos alapvető költségek megfizetését, melyeket a díjukban érvényesíthetnek.

A közös képviselő, társasházkezelő telefonszámlájának elszámolása szerintünk megengedhetetlen. Még ha a hívásrészletezőből kimásolt másolattal igazolni próbálja is a közös képviselet, hogy milyen hívásokat indított, véleményünk szerint aránytalanul nagy adminisztrációs feladat a telefonálás közben annak dokumentálása mikor, kit, milyen ügyben hívtunk. Hiszen ahhoz, hogy a híváslistából a hívás beazonosítható legyen, a hívás alkalmával fel kell jegyezni kit, melyik napon, hány órakor, milyen ügyben hívtunk. Ez nehezen ellenőrizhető, visszaélésekre okot adó elszámolást eredményez.

A másolási költségek közül talán a közgyűlési anyagok (vagy ha nem rendelkezik a társasház Szervezeti-Működési Szabályzattal, akkor annak) másolási költsége az elfogadható. Egyrészt azért, mert egy törvény szerint összeállított közgyűlési meghívó valóban nagy terjedelmű, ugyanakkor ennek másolása valóban ellenőrizhető kiadás. Itt kell felhívnunk a számvizsgáló bizottság tagjainak figyelmét arra, hogy ha ilyen számlával találkoznak, akkor az ő feladatuk annak ellenőrzése, valóban a szükséges mennyiségben és terjedelemben készült-e az anyag, a számla is ezt tartalmazza-e.

Véleményünk szerint nem elfogadható, ha kiszállási díjat számláz a közös képviselő, társasházkezelő. A feladatának ellátásával összefüggő kiadást a díjában kell érvényesíteni.

A társasház könyvelési feladatainak ellátása szintén a közös képviselő, társasházkezelő feladata, aki természetesen eldöntheti, vállalkozót, vagy alkalmazottat foglalkoztat erre a feladatra. Természetesen dönthet úgy a közösség, hogy a könyvelési feladatokat külsős könyvelő lássa el, ebben az esetben a közös képviselő, társasházkezelő díjának megállapításakor tisztázni szükséges, kit, milyen díjazás illet meg, mit tartalmaz a közös képviselő díja. Ezen megoldástól azonban óva intünk minden társasházat, hiszen ebben az esetben a társasház gazdálkodásáért és elszámolásáért történő egyszemélyű jogi és pénzügyi felelősség megszünik, mely rengeteg próblémát vethet fel a későbbiekben. 

Indokolatlannak és esetenként összeférhetetlennek is tartjuk átalánydíjas ügyvédi szerződések megkötését, illetve szakipari munkákra saját alkalmazott foglalkoztatását, a takarítói feladatok elvégzését a közös képviselői vállalkozásán belül.

A fenti költségek racionalizálásával a társasházak költségvetése stabilizálható, elkerülhető a feleslegesen magas közös költség fizetése.

A közös képviselő, társasházkezelő díjazása tehát igen összetett kérdés, melyet a számvizsgáló bizottságnak vizsgálnia kell, mielőtt javaslatot tesz a közgyűlésnek a közös képviselő megválasztására és díjazásának mértékére, melyről a törvény értelmében kizárólag a közgyűlés dönthet.

Fontos tisztázni azt is, hogy a közös képviselő egyben társasház-kezelői feladatokat is ellát (melyről kötelezően szintén a közgyűlésnek kell döntenie (43§(2)), vagy sem, hiszen a díj és annak tartalma ettől is függhet.